Von Jan Dobinsky
Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die vielseitigen aktuellen Anwendungsmöglichkeiten von Microsofts KI-Tool Copilot für Anwält:innen und Steuerberater:innen. Von den Grundlagen über spezifische Anwendungsbeispiele bis hin zu rechtlichen Fragestellungen, die man kennen sollte, um Copilot optimal und rechtssicher im Kanzleialltag einzusetzen.
1. Grundlagen zu Microsofts KI-Tool Copilot
1.1 Was ist Copilot?
Copilot ist die KI-Lösung von Microsoft und dient als KI-Assistent in Bing und der gesamten Microsoft Office-Welt wie Word, Excel und PowerPoint, was gänzlich neue Möglichkeiten zur Arbeitsoptimierung schafft. Ob Sie einen Text in Word erstellen möchten oder Daten in Excel analysieren lassen wollen, die KI kann nun auch hier wertvolle Unterstützung leisten. Beispielsweise kann Copilot Rechtsanwält:innen oder Steuerberater:innen bei der Recherche zu rechtlichen Fragen Textbausteine generieren oder Diagramme in Excel erzeugen, um Daten zu visualisieren.
1.1 Aktuelle Möglichkeiten von Copilot in Bing
Microsoft bietet mit Copilot einen KI-Bot, der zum einen in die Suchmaschine Bing eingebunden ist. Dort kann er als persönlicher Assistent für Internetrecherchen oder zur Generierung von Textvorschlägen eingesetzt werden. Bei der Nutzung ermöglicht Copilot die Auswahl eines spezifischen Unterhaltungsstil.
Die Optionen „Hohe Kreativität“, „Ausgewogene Antworten“ und „Hohe Genauigkeit“ richten sich an unterschiedliche Bedürfnisse und Kontexte. „Hohe Kreativität“ erzeugt Antworten, die eher sprachlich kreativ und weniger konventionell sein können. „Ausgewogene Antworten“ bieten eine Mischung aus Genauigkeit und Kreativität und sind in den meisten Fällen die richtige Wahl. „Hohe Genauigkeit“ fokussiert sich vor allem auf die sachliche Richtigkeit der Informationen, allerdings kann hier die Sprache ein wenig kryptisch sein und der ausgegebene Text eher kürzer.
Ein Vorteil von Copilot gegenüber ChatGPT ist die Möglichkeit, dass die von Copilot verwendeten Quellen in Form von Fußnoten angegeben werden.
Beispiel: Erstellung eines Kanzlei-Newsletters
Um die Vielseitigkeit von Copilot besser zu veranschaulichen, nehmen wir die Erstellung eines Kanzlei-Newsletters als konkretes Anwendungsbeispiel. Allgemein hängt die Qualität der Antworten von Copilot maßgeblich von der Formulierung der Anfrage (dem sogenannten Prompt) ab. Beispielsweise könnte der Prompt folgendermaßen aussehen:
Durch die Verwendung von Copilot erhalten Sie einen ersten Entwurf eines Newsletters.
Videoanleitung
Wenn Sie eine visuelle Unterstützung bevorzugen, steht Ihnen hier ein kurzes Erklärvideo zur Verfügung, das den Prozess zur Nutzung von Copilot in Bing Schritt für Schritt darstellt.
1.3 Zukünftige Integration in MS Office
Neben der Einbindung von Copilot in Bing wird die KI voraussichtlich ab dem 1.11.2023 auch in die Microsoft-Office-Welt integriert. Das führt zu weiteren praktischen Arbeitserleichterungen in der Kanzlei.
Anwendungsgebiete in MS Office
- Word: Copilot wird nicht nur bei der Erstellung von Entwürfen von Texten behilflich sein, sondern kann auch Grafiken und Übersichten je nach Kontext des Dokuments einfügen. So wird Copilot Textbausteine für ein Memo mit passenden Grafiken erstellen können.
- Excel: Copilot wird bei der Analyse großer Datenmengen hilfreich sein. Auch bei der Erstellung von komplexen Formeln wird die KI den Arbeitsalltag vereinfachen.
- PowerPoint: Copilot wird bei der Auswahl und Integration von visuellen Elementen helfen, um eine stimmige Präsentation zu gewährleisten. Dadurch wird die Erstellung professioneller Vorträge erheblich vereinfacht.
- Outlook: Neben der intelligenten Organisation des Posteingangs wird Copilot auch Antworten auf Fragen von Mandant:innen vorschlagen. So können Sie sich beispielsweise Antworten für Anfragen zu Terminverschiebungen erstellen lassen.
- Teams: Copilot wird nicht nur Meetings zusammenfassen, sondern auch besprochene To-dos und offene Fragen nach dem Gespräch abgelegen.
1.4 Voraussetzung für die Nutzung in MS Office
Ob Sie Copilot zum Start der Integration auch innerhalb der Microsoft-Anwendungen nutzen können, ist abhängig davon, ob Sie die entsprechende Microsoft-Lizenz abgeschlossen haben. Nachfolgend sind die jeweiligen Lizenzen aufgeführt, die die Möglichkeit der Integration von Copilot gewährleisten:
Lizenzen mit Möglichkeit zur Integration von Copilot
- Business Standard und Business Premium: Allgemein werden diese Lizenzen von kleineren und mittelständischen Kanzleien bevorzugt.
- E3 und E5: Große Rechts- und Steuerberatungsfirmen mit mehr als 300 Mitarbeitenden haben teilweise die E3- oder E5-Lizenz von Microsoft.
Lizenz ohne Möglichkeit zur Integration von Copilot
- Desktopversion: Microsoft Copilot wird nicht in der Desktopversion von Microsoft verfügbar sein. Aktuell haben insbesondere kleinere Kanzleien dieses Lizenzmodell. Für die kommende Implementierung von Copilot in MS Office müsste das Lizenzmodell von der Kanzlei entsprechend angepasst werden. Zu berücksichtigen ist, dass ein Wechsel des Lizenzmodells aus organisatorischer Sicht entsprechenden Aufwand verursachen kann.
1.5 Einführungsdatum und Nutzungsgebühr
Basierend auf den Veröffentlichungen von Microsoft wird Copilot ab dem 1. November 2023 allgemein für Kund:innen von Microsoft 365 verfügbar sein. Aus der offiziellen Mitteilung von Microsoft geht jedoch nicht eindeutig hervor, ob Copilot direkt zum Start in sämtlichen Anwendungen von Microsoft eingebaut sein wird oder ob die Einführung schrittweise erfolgt.
Die Kosten für die Nutzung von Microsoft Copilot betragen derzeit 30 US-Dollar pro Nutzer:in und Monat. Diese Kosten fallen zusätzlich zum bestehenden Microsoft 365-Abonnement an. Microsoft Copilot ist als spezielle Zusatzoption konzipiert und nicht als eigenständiges Produkt erhältlich.
2. Einsatz von KI in Word, Excel & PowerPoint
Welche Vorteile ergeben sich im Alltag durch eine Integration von Copilot in Word, Excel und PowerPoint? Im Folgenden wird anhand von konkreten Anwendungsbeispielen veranschaulicht, welches enorme Potenzial Copilot innerhalb der Office-Anwendungen haben wird.
2.1 Textvorlagen in Word
Copilot wird die Möglichkeit bieten, Textentwürfe per KI direkt in Word zu entwerfen. Dies ist beispielsweise nützlich für die Erstellung von Schriftsätzen, Berichten oder Gutachten.
Praktisches Beispiel zu Copilot in Word
Sie möchten ein kurzes internes Memo zu einer rechtlichen Fragestellung erstellen.
Innerhalb von MS Word können Sie Copilot auffordern, dass dieser einen ersten Entwurf für das Memo erstellt. Beispielsweise könnte der Prompt so aussehen:
„Erstelle ein juristisches Memo. Gebe alle notwendigen Paragraphen an. Agiere dabei als Rechtsanwalt. Strukturiere das Memo mit Überschriften und Unterüberschriften, erstelle Auflistungen in Bulletpoints und baue Berechnungen in Tabellen.
Hier sind die Infos zum Sachverhalt: Die Mutter ist verstorben und das Erbe geht in 2021 an die Tochter. Das Erbe besteht aus einem Haus und Barmitteln in Höhe von EUR 700.000. Das Haus hat eine Fläche von 143 m2 und einen Marktwert von EUR 1,9 Millionen. Das Haus wurde von der Mutter bis zu ihrem Tod bewohnt. Die Tochter plant, in das Haus einzuziehen. Berechne insbesondere die Erbschaftsteuer für 2021 für die Tochter.“
Aufgrund der von Copilot generierten Textvorlage können Sie den Entwurf weiter überarbeiten.
2.2 Berechnungen in Excel
Neben Word wird Copilot eine Reihe von Vorteilen – insbesondere für Steuerberater:innen – bei der Arbeit mit Excel bieten. Hier sind die Kernfunktionen:
- Datenanalyse: Copilot kann größere Datensätze schnell analysieren. Ganz gleich, ob es sich um betriebswirtschaftliche Kennzahlen der Mandant:innen oder um die Erkennung von Anomalien innerhalb von steuerlichen Daten handelt.
- Formelvorschläge: Copilot kann Formeln in Excel generieren. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Finanzdaten schnell aufbereiten oder Prognosen erstellen müssen.
Praktisches Beispiel zu Copilot in Excel
Die Integration von Copilot erweitert die Möglichkeiten der Datenverarbeitung und Analyse in Excel deutlich. Der Prompt könnte beispielsweise so aussehen:
„Prüfe die Transaktionsdaten danach, ob jede grenzüberschreitende B2B-Lieferung innerhalb Europas eine USt-ID besitzt, die den Vorgaben des UStG entspricht.“
2.3 Folienerstellung in PowerPoint
In PowerPoint kann der Copilot dabei helfen, auf Grundlage von ersten Ideen entsprechende Folienentwürfe zu erstellen, z. B. wenn sie Ergebnisse in einem Mandantengespräch präsentieren wollen. Alternativ kann Copilot Präsentationen auf Basis eines bereits bestehenden Word-Dokuments generieren, indem es die wichtigsten Informationen aus dem Dokument extrahiert und in ansprechende Folien umwandelt.
Praktisches Beispiel zu Copilot in PowerPoint
Stellen wir uns vor, Sie möchten einen 30-minütigen Vortrag zu einem rechtlichen Thema halten. Bei der Erstellung können Sie wie folgt vorgehen:
Schritt 1: Erstellung der Gliederung
Nutzen Sie Copilot, um einen Entwurf einer Gliederung zu erstellen. Verwenden Sie dazu beispielsweise den folgenden Prompt:
„Erstelle mir eine Folie für eine Gliederung für einen 30-minütigen Vortrag zu den allgemeinen Grundsätzen der DSGVO.“
Copilot wird basierend auf diesem Prompt eine Agenda generieren, die als Ausgangspunkt für den Vortrag dienen kann.
Schritt 2: Erstellung des Fließtexts
Nachdem Sie die Gliederung erstellt haben, können Sie mit Copilot passende Bulletpoints für jeden Punkt der Folien generieren. Verwenden Sie dazu beispielsweise den folgenden Prompt:
„Erstelle mir zu jedem Gliederungspunkt eine Folie mit passenden, präzisen Bulletpoints auf Basis der folgenden Informationen: (eingefügte Stichpunkte oder Text).“
Copilot wird dann die entsprechenden Entwürfe für die Folien vorbereiten.
Schritt 3: Ausarbeitung der Kernaussagen
Sie können Copilot auch verwenden, um sicherzustellen, dass jede Folie Ihrer Präsentation eine klare Kernaussage hat. Verwenden Sie z. B. den folgenden Prompt:
„Baue mir in jede Folie eine klare Kernaussage ein und stelle diese entsprechend grafisch dar.“
3. Einsatz von KI in Outlook und Teams
Neben Word, Excel und PowerPoint wird Copilot auch in Outlook und Teams integriert.
Die Integration von Copilot in Outlook vereinfacht die tägliche E-Mail-Kommunikation: Es können Antwortvorschläge generiert werden, die z. B. auf die Fragestellung der Mandantin abgestimmt sind. In Teams erleichtert Copilot insbesondere die Erstellung von Besprechungsprotokollen.
3.1 E-Mail-Vorlagen mit Outlook
Copilot kann die Formulierung von E-Mails in Outlook beschleunigen. So ist das Tool in der Lage, Textvorschläge von der Betreffzeile bis zur Hervorhebung der wichtigsten Informationen in der E-Mail zu entwerfen.
Praktisches Beispiel zu Copilot in Outlook
Eine neue Mandantin fragt per E-Mail an, welche Unterlagen für die Gründung einer GmbH benötigt werden. Anstatt den ersten Entwurf selber zu erstellen, können Sie Copilot entsprechend beauftragen. Verwenden Sie dazu z. B. den folgenden Prompt:
„Erstelle mir eine Antwort auf die E-Mail der Mandantin inklusive der Auflistung der erforderlichen Unterlagen und weiteren Anweisungen, die die Mandantin benötigt. Strukturiere die Antwort mit Überschriften und die Auflistung bitte in Form von Bulletpoints.“
3.2 Zusammenfassung von Meetings in Teams
Copilot ist in der Lage, ein Protokoll des Teams-Meetings zu erstellen. Das Tool kann zusammenfassen, was während eines Meeting gesagt wurde, wer es gesagt hat, welche Fragen unbeantwortet blieben und welche Entscheidungen getroffen wurden. Diese vereinfacht die Protokollierung von Besprechungen nicht nur erheblich, sondern stellt auch sicher, dass alle wichtigen Punkte erfasst und klar dokumentiert werden.
Praktisches Beispiel zu Copilot in Teams
Stellen Sie sich ein wöchentliches Teammeeting vor, bei dem mehrere Ansprechpersonen der Mandantin über den Status des Projektes berichten. Nach dem Meeting generiert Copilot automatisch ein Protokoll, das alle wichtigen Punkte, offenen Fragen und getroffenen Entscheidungen enthält. Dieses Protokoll kann im Anschluss an die Mandantin versendet werden, was die Nachbereitung des Meetings enorm beschleunigt.
Verwenden Sie dazu beispielsweise den folgenden Prompt:
„Erstelle ein Protokoll des Meetings, das die folgenden Punkte abdeckt:
- Teilnehmer:innen des Meetings
- Diskutierte Themen
- Wichtige Entscheidungen
Offene Fragen und nächste Schritte“
4. Fallstricke vermeiden
Generell sind bei der Nutzung von KI-Software einige Herausforderungen zu berücksichtigen. Im Folgenden werden die wichtigsten Aspekte im Zusammenhang mit der Nutzung von Copilot für die Rechts- und Steuerberatung erörtert. Ziel ist es, ein grundlegendes Verständnis für mögliche Fallstricke und Risiken zu entwickeln, um den KI-Chatbot im Alltag verantwortungsvoll einsetzen zu können.
4.1 Falschaussagen bei Copilot
Trotz der zahlreichen Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Copilot existieren ernstzunehmende Schwächen, insbesondere wenn es um KI-generierte Textbausteine hinsichtlich rechtlicher Fragestellungen geht.
Problem 1: Falschaussagen durch inkorrekte Trainingsdaten
Copilot behandelt in seinen Trainingsdaten eine Aussage eines Anwalts oder einer Steuerberaterin gleichwertig zu der einer in einem Internetforum getätigten Rechtsmeinung. Ein Beispiel wäre, dass ein Nutzer in einem Forum eine rechtliche Frage stellt und andere Forumsteilnehmer:innen aufgrund mangelnder Fachkenntnis zu einer falschen Schlussfolgerung gelangen. Diese Fehlinformation kann dann in die Trainingsdaten von Copilot einfließen und folglich zu einer falschen Antwort bei einer ähnlichen Anfrage eines Copilot-Nutzers führen.
Problem 2: Halluzinationen
Ein weiteres Risiko bei der Nutzung von Copilot sind sogenannte „Halluzinationen“. Dabei handelt es sich um KI-generierte Antworten, die plausibel erscheinen, aber nicht auf Fakten beruhen. Einfach ausgedrückt sind „Halluzinationen“ vollständig erfundene Antworten, die keinen Bezug zur Realität haben. Sie können insbesondere dann auftreten, wenn der Copilot Schwierigkeiten hat, Informationen in seinen Trainingsdaten zu finden. Diese Halluzinationen sind zwar relativ selten, können aber aufgrund der teilweise ausgefeilten Sprache von KI-Bots insbesondere für Laien schwer zu erkennen sein.
Bei dem obigen Screenshot handelt es sich um eine Anfrage an einen KI-Bot, einen Textabschnitt zu einem Reihengeschäften zu erstellen. Anstelle die Aufgabe korrekt auszuführen, wurde der Inhalt von dem Paragraphen (§ 3 Abs. 6a S. 1 UStG) komplett ausgedacht.
Überprüfung und Validierung
Auch das beste KI-System ist nur so zuverlässig wie die Daten, auf denen es trainiert wurde. Allgemein wurde Copilot auf Grundlage der öffentlich zugänglichen Informationen im Internet trainiert. Daher ist es unerlässlich, jede Aussage von Copilot auf Richtigkeit zu überprüfen.
4.2 Datenschutz einhalten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten in Kanzleien, beispielsweise in der Kommunikation per E-Mail mit Mandant:innen oder der digitalen Archivierung von rechtlichen Unterlagen, erfordert besondere Aufmerksamkeit. Angesichts der Sensibilität dieser Daten ist es von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass ihre Verarbeitung DSGVO-konform erfolgt. Bei der Thematik ist zunächst zu hinterfragen, ob MS 365 grundsätzlich DSGVO-konform ist und inwieweit eine Nutzung von Copilot darüber hinaus im Einklang mit der DSGVO steht.
DSGVO und MS 365: Unterschiedliche Ansichten
Hinsichtlich der DSGVO-Konformität von MS 365 hat die Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern den Einsatz von Microsoft 365 in Deutschland als sehr kritisch eingestuft. Microsoft argumentiert dagegen, dass MS 365 im Einklang mit der DSGVO steht. Beispielsweise steht in der Datenschutzerklärung zu MS 365, dass sich Microsoft verpflichtet, die DSGVO-Bestimmungen einzuhalten. Weitere Informationen zu DSGVO und MS 365 auf legal-tech.de.
DSGVO und Copilot: Serverstandort
Im Zusammenhang mit der Integration von Copilot stellen sich weitere Fragen zur DSGVO-Konformität. So könnte in Copilot eine Anfrage eingegeben werden, die personenbezogene Daten eines Mandanten enthält. Nachfolgend ein Beispiel, bei dem der Mandantenname an Copilot weitergegeben wurde.
In solchen Fällen muss unter anderem überprüft werden, ob die Datenspeicherung beim Sprachmodell Copilot den DSGVO-Bestimmungen entspricht. Copilot wird aktuell in den Niederlanden gehostet, was im Kontext der DSGVO nicht unbedingt problematisch ist, da die Niederlande als EU-Land grundsätzlich das gleiche Datenschutzniveau wie Deutschland aufweisen.
Praktische Maßnahmen
Allgemein ist die Einstufung von MS 365 und Copilot hinsichtlich der DSGVO ein sehr strittiges Thema in der Literatur. Falls man sich entscheidet, Copilot einzuführen, gibt es verschiedene praktische Maßnahmen, die man ergreifen kann, um die Daten sicherer zu halten. Zunächst ist es wichtig, die Datenschutzeinstellungen von Copilot zu überprüfen. Insbesondere sollte sichergestellt werden, dass nur die Version von Copilot verwendet wird, die auf den europäischen Servern gehostet wird.
Darüber hinaus sollte der Zugriff von Copilot auf Daten soweit wie möglich eingeschränkt werden, indem nur unbedingt erforderliche Daten zur Verfügung gestellt werden. Schließlich ist es ratsam, zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung und starke Passwörter zu nutzen, um das Risiko eines Datenverlusts oder -diebstahls weiter zu minimieren.
4.3 Urheberrecht beachten
Das Urheberrecht im Zusammenhang mit Sprachmodellen wie Copilot ist ein viel diskutiertes Thema. In diesem Abschnitt beleuchten wir die wichtigsten Fragen und Unsicherheiten, die in diesem Zusammenhang auftreten können. Nach den Nutzungsbedingungen von Microsoft ist die kommerzielle Nutzung der von Copilot generierten Texte grundsätzlich erlaubt.
Datengrundlage und Urheberrechtsrisiken
KI-generierte Inhalte basieren auf umfangreichen Datensätzen aus dem Internet, die als Trainingsdaten verwendet werden. Diese Texte können aus den unterschiedlichsten Quellen stammen, z. B. aus Nachrichtenartikeln, Blogs, Wikipedia-Einträgen und vielen anderen Einträgen im Internet. Einige dieser Trainingsdaten sind urheberrechtlich geschützt. In der Praxis dürfte durch die Nutzung von Copilot das Risiko einer Berührung mit urheberrechtlich geschütztem Material jedoch eher gering sein. Copilot übernimmt grundsätzlich keine Textpassagen unmittelbar aus den Trainingsdaten, sondern lediglich Muster und Zusammenhänge für die Generierung neuer Texte. Es besteht dennoch das theoretische Risiko einer Urheberrechtsverletzung.
Nutzende, die Texte mit KI generiert haben, genießen, vereinfacht gesagt, im ersten Schritt kein eigenes Urheberrecht. Wenn die Ausgabe von Copilot jedoch vom Nutzenden modifiziert und weiterverarbeitet wird, könnte der neue Text urheberrechtlichen Schutz erlangen. Die Bedingung dafür ist, dass der Text eine individuelle kreative Leistung darstellt. In diesem Fall wäre der Nutzende von Copilot der Urheber des neuen Textes und würde die entsprechenden Rechte daran besitzen.
5. Fazit zum Einsatz von Copilot in Kanzleien
Der Einsatz von Copilot innerhalb von MS Office wird Kanzleien eine Vielzahl an Vorteilen bringen, allerdings nicht ohne gewisse Risiken und Limitationen, die eingehend erörtert wurden.
Durch die kommende Integration in Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint ermöglicht Copilot die Automatisierung alltäglicher Aufgaben. Dennoch ist es unerlässlich, sich der potenziellen Risiken und Beschränkungen bewusst zu sein. Insbesondere können Fehler bei komplizierten rechtlichen Themen auftreten. Zudem bestehen datenschutzrechtliche und urheberrechtliche Fragestellungen, zu denen es im Kontext von KI noch keine entsprechende Rechtsprechung gibt.
Solange Copilot sorgfältig und im Einklang mit geltenden Recht implementiert und angewendet wird, stellt Copilot eine wichtige Unterstützung im Alltag dar. Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden einer Kanzlei entsprechend geschult werden, damit ein effiziente und verantwortungsvolle Nutzung gewährleistet ist.
