Mit KI zu mehr Mandant:innen und weniger Aufwand – René Fergen von JUPUS im Interview

Von René Fergen

Das Ziel von JUPUS ist es, die Mandatsannahme zu automatisieren und den Onboarding-Prozess ins 21. Jahrhundert zu überführen. Dabei macht sich das Unternehmen auch künstliche Intelligenz zu Nutze. Wie JUPUS funktioniert und welche Vorteile das Tool Kanzleien konkret bringt, erklärt Gründer und Geschäftsführer René Fergen im Interview.

Jupus
KI kann die Mandatsannahme unterstützen und vereinfachen. ©Adobe Stock/Miha Creative

René, JUPUS wirbt damit, der Nr. 1 KI-Chatbot für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zu sein. Was kann man sich aus Nutzersicht darunter vorstellen? Und gibt es eine Verbindung zu ChatGPT?

JUPUS ist die erste und führende KI-basierte Software, mit der Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte den gesamten Prozess von der ersten Kontaktaufnahme bis zur vollständigen Akte automatisieren können. Wir haben nämlich zwei große Probleme in Anwaltskanzleien identifiziert, in deren Lösung ein riesiges Potenzial steckt und JUPUS danach ausgerichtet:

Erstens haben wir gesehen, dass die meisten Leute ihre Suche nach einem Anwalt bzw. einer Anwältin online starten. Trotzdem tun viele Kanzleien noch nichts dafür, Rechtsuchende auf ihrer Website in Mandant:innen zu verwandeln. Die Folge ist, dass 98 bis 99 Prozent der Website-Besucher:innen die Seite wieder verlassen, ohne Kontakt aufzunehmen. Hier verlieren Anwältinnen und Anwälte also jeden Tag lukrative Mandate.

Zweitens stecken Anwältinnen und Anwälte zu viel Zeit und Personal in nicht-abrechenbare Tätigkeiten. Insbesondere dann, wenn Anfragen über die gängigen Kanäle reinkommen – sei es über das Telefon, E-Mail oder Kontaktformulare. Dann greift der umständliche Prozess des händischen Onboardings: Man fängt an, sachdienliche Informationen einzuholen und zu versenden, Dokumente anzufordern und zusammenzutragen, nachzufassen, Termine zu vergeben und Akten anzulegen – und doch erfährt man oft erst im Erstgespräch, ob es sich um einen aussichtsreichen Fall handelt oder nicht. Dann haben alle Beteiligten bereits einiges an Zeit und Mühe investiert, obwohl am Ende nichts daraus wird.

Für beide Probleme haben wir mit JUPUS eine Lösung entwickelt, die auf folgenden zwei Säulen steht:
Zunächst haben wir den ersten KI-Chatbot im deutschen Raum entwickelt, der selbstständig Rechtsthematiken erkennt. Er „sitzt“ auf der Kanzlei-Website, spricht Rechtsuchende direkt an und fragt, welches Problem sie haben. So bieten Kanzleien einen intelligenten Kontaktpunkt, der 24/7 erreichbar ist, Rechtsuchende aktiv anspricht und deren juristisches Problem erkennt. So verdreifacht er in der Regel die Anzahl der Website-Anfragen. Außerdem fragt JUPUS für das jeweilige Problem sofort die juristisch relevanten Infos (bspw. Fristen) und Dokumente (bspw. Arbeitsverträge, Bußgeldbescheide) ab. So wissen Kanzleien sofort, ob eine Anfrage lukrativ ist oder eben nicht.

Die zweite Säule ist die JUPUS-Plattform. Dort werden sämtliche (auch telefonische oder per E-Mail eingehende) Anfragen automatisiert aufgenommen. Ebenso automatisiert laufen dann die anknüpfenden Routineaufgaben des Onboardings. Mit wenigen Klicks können dort automatisiert digitale Fragebögen versendet, Vollmachten generiert und digital unterschrieben werden und auch die Aktenanlage in der jeweiligen Kanzleisoftware automatisiert durchgeführt werden. Das spart Zeit und entlastet die gesamte Kanzlei.

Wie bewertest du die Rolle von künstlicher Intelligenz im juristischen Bereich allgemein und speziell bei der Mandatsannahme?

Wir sehen, hören und lesen Künstliche Intelligenz momentan überall – und das auch völlig zurecht. Kanzleien, die keine KI nutzen, werden in Zukunft nicht mehr wettbewerbsfähig sein. Wir befinden uns am Anfang eines rasanten, digitalen Wandels, der Chance und Gefahr zugleich ist.

Eine unglaubliche Chance für die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die Technologie einsetzen, um dem Fachkräftemangel und gestiegenen Mandantenerwartungen nicht nur zu trotzen, sondern sogar einen unglaublichen Wettbewerbsvorteil daraus zu ziehen. Der Mehrwert, den diese Kanzleien aus der Nutzung von KI ziehen, wird so groß sein, dass sie ihre Services schneller, einfacher zugänglich und lukrativer anbieten können werden. Dies wird dazu führen, dass sich die Attraktivität der Angebote von Kanzleien, die KI einsetzen, und solchen, die einfach wie gewohnt weiterarbeiten, massiv unterscheiden wird – und letztere schlicht abgehängt werden. Die schlechte Nachricht ist daher: Für diese Kanzleien wird KI eine echte Existenzbedrohung. Die gute Nachricht ist aber: Jeder Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin hat selbst in der Hand, auf welcher Seite man stehen will.

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung von KI ist das Thema Datenschutz. Wie gewährleistet JUPUS die Sicherheit und Vertraulichkeit von Mandanteninformationen?

Datenschutz und Berufsrechtskonformität haben für uns oberste Priorität. Daher haben wir ein aufwändiges Sicherheitskonzept erarbeitet und arbeiten bspw. ausschließlich mit unserem eigenen KI-Modell, geben keine Daten an Drittanbieter und hosten die Daten auf unseren Servern in Deutschland.

Wie sehen die Rückmeldungen aus Kanzleien aus, die JUPUS bereits einsetzen?

Extrem positiv. Die Kanzleien bestätigen uns immer wieder die Entlastung des Personals trotz der größeren Anzahl an lukrativen Anfragen. Außerdem hören wir regelmäßig, wie gut diese modernen Services und der schnelle, digitale Onboarding-Prozess von JUPUS bei den Mandant:innen ankommen – diese sind sie ja schon aus anderen Lebensbereichen gewohnt. Daher erleben wir aktuell eine extreme Nachfrage seitens der Kanzleien – so macht es natürlich Spaß!

Vielen Dank für das Interview!

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René Fergen

René Fergen ist Diplom-Jurist, Co-Founder und Geschäftsführer von JUPUS sowie Gründer und Vorsitzender des Legal Tech Trier e.V. Sein Studium hat er in Trier und Sheffield absolviert.

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