Von Dominik Sebald
Als Anwältin oder Anwalt einer Kanzlei sind Sie täglich mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert: Mandate annehmen, Termine planen, Dokumente managen und vieles mehr. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Kanzlei hat das Potenzial, diese und viele weitere Arbeitsabläufe zu automatisieren und wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen – je nach Komplexität Ihrer Prozesslandschaft bis zu vier Stunden pro Woche und Mitarbeiter:in, so meine Erfahrung aus der Beratungspraxis. Voraussetzung dafür ist, dass zu Beginn der Entwicklung einer KI-Strategie eine umfassende Bestandsaufnahme Ihrer Prozesse durchgeführt wurde, Systeme und Tools an den richtigen und wichtigen Stellen eingesetzt werden und Ihre Mandant:innen stets im Mittelpunkt der Überlegungen der Strategie stehen.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen konkret, wie Sie Künstliche Intelligenz in den Bereichen Mandantenannahme, Terminplanung, Dokumentenmanagement, Rechtsrecherche und Vertragsanalyse erfolgreich einsetzen. Darüber hinaus werde ich auf einige weitere Anwendungsbereiche von Künstlicher Intelligenz in Kanzleien eingehen, um Ihnen ein noch umfassenderes Bild von den vielfältigen Möglichkeiten zu geben.
Mandantenannahme auf Autopilot: Schneller und zielgerichteter zum Top-Mandat
Die Mandatsannahme ist einer der zentralsten Prozesse in Ihrer Kanzlei. KI-gestützte Systeme wie Chatbots oder automatisierte Online-Formulare können diesen Prozess beschleunigen, vereinfachen und dafür sorgen, dass Sie wirklich nur die wertvollen Mandate bekommen. Potenzielle Mandant:innen werden beispielsweise auf Ihrer Homepage durch ein Informationssystem geführt, in dem wichtige Daten und die Art des Rechtsproblems erfasst werden. Diese Informationen werden direkt an Sie weitergeleitet und von der KI bereits eingeordnet, damit Sie noch einfacher entscheiden können, ob Sie den Fall wirklich annehmen möchten. Das spart Zeit und Ressourcen, die Sie stattdessen besser in die Betreuung Ihrer bestehenden Mandate investieren. Chatbots sind dabei erstmal nichts Neues. Das nervige „Das habe ich nicht verstanden!” der Chatbots gehört mit KI aber der Vergangenheit an, da im Gegensatz zu früheren Lösungen KI-gestützte Systeme die Möglichkeit bieten, sich auf Basis Ihres Wissenskompendiums und der eingegebenen Nutzerfragen selbst weiterzuentwickeln und daher immer bessere kontextspezifische Fragen stellen. Der bekannte Chatbot-Frust bleibt damit aus.
Ein weiterer Vorteil der automatisierten Mandatsannahme ist die Möglichkeit, Ihre Kanzlei auch außerhalb der regulären Bürozeiten für potenzielle Mandantinnen und Mandanten zugänglich zu machen. So können Sie rund um die Uhr neue Mandate generieren und sich von Ihren Mitbewerbern und Mitbewerberinnen abheben. Am nächsten Tag entscheiden Sie ganz bequem, welches Mandat Sie an sich nehmen wollen.
Terminplanung leicht gemacht: Effiziente Koordination und weniger Stress
Die Organisation von Terminen mit Mandantinnen, Mandanten und anderen Parteien ist meiner Erfahrung nach oft sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. KI kann diesen Prozess für Sie ebenfalls automatisieren und Ihnen dabei helfen, Termine effizienter zu planen und Ihren Kalender systematisch für Ihr gesamtes Team zu clustern. Aufgabenbearbeitung wochentags von acht bis zehn Uhr? Danach Meetings bis 14 Uhr? Dann Deep Work? Kein Problem. Die KI ordnet alle Terminanfragen eigenständig in die entsprechenden Zeitcluster ein. Durch die Integration mit Kalendersystemen und automatischen Erinnerungen reduzieren Sie außerdem das Risiko von Doppelbuchungen und Fehlkommunikation. So können Sie sich mehr auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren, während ein KI-gestütztes Kalender-Management-System dafür sorgt, dass Ihre Termine reibungslos ablaufen und Sie immer ausreichend Pufferzeit haben. Beispiele hierfür sind Clockwise, Reclaim, Clara, TrevorAI, Motion, Kronologic oder Mayday. Diese Tools verbinden sich mit Ihren Kalendersystemen, analysieren alle Termine mit KI und restrukturieren diese für maximale Termineffizienz in Ihrem gesamten Team.
Dokumentenmanagement der Zukunft: Relevante Informationen auf einen Blick
Neben organisatorischen Aufgaben fällt in einer Kanzlei täglich die Arbeit mit unzähligen Dokumenten und Dateien an. Künstliche Intelligenz hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten, indem sie große Dokumentenmengen analysiert, klassifiziert und kategorisiert. Fragen Sie die KI doch einfach, welche Dokumente Ihrer Datenbank mit dem aktuellen Fall in Zusammenhang stehen – das ist heutzutage kein Problem mehr. Sie brechen damit Datensilos Ihrer Kanzlei auf, greifen schneller auf relevante Informationen zu und arbeiten wesentlich effizienter mit Ihren Akten. Außerdem reduzieren Sie die Fehlerquote bei der Zuordnung von Dokumenten, was letztlich zu einer höheren Qualität Ihrer Arbeit führen wird.
Die KI von Rewind AI beispielsweise speichert im Hintergrund alles, was Sie auf Ihrem Computer schreiben, sehen, lesen oder hören – auch Zoom-Meetings. „Wo habe ich nochmal die Referenznummer für Fall XYZ angegeben?" Kein Problem. Suchen Sie einfach danach. Rewind wird Ihnen alle Ergebnisse anzeigen – auch aus transkribierten Meetings und über Jahre hinweg. Alle Daten bleiben selbstverständlich auf Ihrem Computer; nichts davon geht in die Cloud.
Ein weiterer Vorteil von KI-gestütztem Dokumentenmanagement ist die Möglichkeit, Informationen aus allen verfügbaren Dokumenten zu extrahieren und in übersichtlicher und strukturierter Form darzustellen, beispielsweise in Form einer Strukturkarte. Dies erleichtert Ihnen und Ihren Kolleginnen und Kollegen die Zusammenarbeit und ermöglicht eine schnellere Bearbeitung von Fällen.
Rechtsrecherche in Lichtgeschwindigkeit: Präzise Ergebnisse für bessere Entscheidungen
Auch die Suche nach Gesetzen, Verordnungen, Gerichtsurteilen und Fachliteratur ist eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe. Künstliche Intelligenz hilft an dieser Stelle dabei, relevante Informationen schneller und präziser zu finden. Mit Glean, Ingest oder Hebbia machen Sie interne Datenquellen mittels KI durchsuchbar. Dabei spielt es keine Rolle, in welchen Tools oder Programmen sich das Detail versteckt, nachdem Sie suchen. Selbstverständlich lassen sich öffentliche Quellen wie Google hinzuschalten. Neben Google gibt es bis dato noch keine für den Rechtsberuf verlässlichen und frei verfügbaren Quellen. Die von uns betreuten Kanzleien speisen daher ausschließlich eigene Quelldaten in ihr KI-System ein. Mit den genannten Möglichkeiten konzentrieren Sie sich mehr auf die strategische Vorbereitung und treffen letztendlich bessere Entscheidungen für Ihre Mandant:innen.
Neben einer schnelleren Recherche ermöglicht KI auch die Analyse von Mustern und Trends in der Rechtsprechung. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, die Erfolgsaussichten Ihrer Fälle besser einzuschätzen und gezieltere Strategien zu entwickeln.
Vertragsanalyse und -erstellung: Mehr Effizienz und Genauigkeit
Die Analyse und Erstellung von Verträgen ist ebenso ein wesentlicher Bestandteil der juristischen Praxis. Am Markt finden sich bereits heute einige KI-gestützte Systeme, die Verträge schneller und genauer erstellen und prüfen können, als dies bisher manuell machbar war. Durch die Verwendung von Musterverträgen und -klauseln, die auf früheren Verträgen und geltendem Recht basieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Verträge rechtlich fundiert und auf dem neuesten Stand sind. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern und Streitigkeiten im Nachhinein.
Außerdem hilft Ihnen KI dabei, individuelle kontextspezifische Vertragsklauseln zu entwickeln und anzupassen, um den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Kundinnen und Kunden gerecht zu werden. So erstellen Sie maßgeschneiderte Verträge, die Ihre Mandantinnen und Mandanten optimal schützen und ihre Interessen bestmöglich vertreten.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten von KI in der Rechtspraxis: Der Technologie gehört die Zukunft
Neben den hier vorgestellten Beispielen gibt es zahlreiche weitere Anwendungsfelder für künstliche Intelligenz in der juristischen Praxis, z. B. Kommunikation, E-Discovery, Prognose und Analyse von Rechtsstreitigkeiten, Fortbildung und Wissensmanagement sowie Marketing und Business Development. Die vielfältigen Möglichkeiten von KI zeigen, dass die Zukunft der Rechtsbranche eng mit technologischen Innovationen verbunden ist.
Setzen Sie ein KI-System ein, um den Kundenservice Ihrer Kanzlei zu verbessern, indem Anfragen schnell und effizient bearbeitet werden. Dadurch betreuen Sie Ihre Mandantinnen und Mandanten besser und steigern deren Zufriedenheit. Ebenso kann KI in der E-Discovery eingesetzt werden, um große Mengen elektronischer Daten effizienter zu durchsuchen und für Rechtsstreitigkeiten relevante Informationen zu identifizieren. Das beschleunigt den Prozess erheblich und ermöglicht es Ihnen, sich auf die wichtigen Aspekte eines bestimmten Falles zu konzentrieren.
Im Bereich Fortbildung und Wissensmanagement trägt KI ebenfalls längst dazu bei, die Kompetenzen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gezielt zu erweitern und auf dem neuesten Stand zu halten. Mit Lösungen wie Alemira erstellen Sie KI-gestützte virtuelle Schulungen, die sich beim Durchlaufen je nach Antwortverhalten an Ihren Mitarbeitenden anpassen. Das fördert die individuelle Weiterentwicklung der Kompetenzen Ihrer Kanzlei und trägt meiner Erfahrung nach massiv zu einer höheren Qualität der erbrachten Dienstleistungen bei.
Schließlich können Sie KI auch wunderbar im Bereich Marketing und Geschäftsentwicklung einsetzen, um Ihre Kanzlei effizienter und zielgerichteter zu positionieren. Nutzen Sie beispielsweise das frei zugängliche KI-Modell ChatGPT von OpenAI, um Unternehmensanalysen wie SWOT, Pestel oder ein Lean Canvas erstellen zu lassen. Damit werden Sie die Stärken und Schwächen Ihrer eigenen Kanzlei und Ihre Wettbewerber effizienter analysieren. Oder nutzen Sie Tools wie Brandwise, um Ihren Social Media-Auftritt zu optimieren.
Zusammenfassung und Ausblick: Neue Horizonte für Ihre Anwaltskanzlei
Künstliche Intelligenz hat das Potenzial, Ihre Kanzlei oder Ihre Arbeitsweise als Einzelanwältin oder -anwalt grundlegend zu verändern und Ihnen wertvolle Zeit und Ressourcen zu sparen. Mit KI-gestützten Systemen ganz besonders in den Bereichen Mandantenannahme, Terminplanung, Dokumentenmanagement, Rechtsrecherche und Vertragsanalyse arbeiten Sie nicht nur effizienter, sondern steigern auch die Qualität Ihrer Arbeit.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung von KI-Systemen und deren Integration in die Rechtspraxis wird in den kommenden Jahren eine immer wichtigere Rolle spielen. Daher sollten Sie sich bestenfalls schon jetzt mit dieser Technologie vertraut machen und ihr Potenzial für Ihre Kanzlei nutzen, bevor Mitbewerber es tun und an Ihnen vorbeiziehen.
Sieben Schritte für den erfolgreichen Einsatz von KI in Ihrer Kanzlei
Mit diesen sieben Schritten schaffen Sie es, das volle Potenzial von künstlicher Intelligenz auch für Ihre Kanzlei auszuschöpfen. Mit den Punkten 1 und 2 können Sie noch heute starten. Ab Punkt 3 empfehle ich Ihnen für eine optimale Outside-In-Perspektive das Hinzuziehen eines externen Partners.
- Analysieren Sie die bestehenden Prozesse und Systeme in Ihrer Kanzlei, um Bereiche zu identifizieren, in denen KI Ihnen Vorteile bringen könnte: Kann z. B. Ihre Mandatsannahme noch optimiert werden?
- Recherchieren Sie nach KI-Systemen und -Tools, die speziell für den Rechtsbereich entwickelt wurden, und vergleichen Sie deren Funktionen und Kosten. Einen ersten Ansatzpunkt bietet z. B. die Tool-Übersicht auf legal-tech.de.
- Planen Sie, in welcher Reihenfolge und in welchem Umfang Sie KI-Lösungen in Ihrer Kanzlei einführen möchten. Beginnen Sie mit den Bereichen, in denen Sie den größten Nutzen erwarten, z. B. bei der Mandatsannahme oder der Rechtsrecherche.
- Investieren Sie in die Schulung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass alle in Ihrer Kanzlei die Vorteile von KI verstehen und die neuen Systeme effektiv nutzen können.
- Führen Sie KI-Systeme schrittweise in Ihrer Kanzlei ein und evaluieren Sie regelmäßig deren Erfolg. Passen Sie bei Bedarf Ihre Strategie an und optimieren Sie den Einsatz von KI-Tools.
- Informieren Sie Ihre Mandantinnen und Mandanten über die Vorteile, die der Einsatz von KI in Ihrer Kanzlei für Sie hat. Heben Sie dabei Aspekte wie Zeitersparnis, verbesserte Arbeitsqualität und effektivere Kommunikation hervor.
- Verfolgen Sie die aktuellen Entwicklungen im Bereich künstliche Intelligenz und in der Rechtsbranche, um stets über neue Möglichkeiten und Innovationen informiert zu sein und Ihre Kanzlei zukunftssicher aufzustellen.
