Während viele Branchen bereits auf Remote-Arbeitsmodelle setzen, stehen Kanzleien vor besonderen Herausforderungen: Fachkräftemangel, Datenschutzanforderungen und ineffiziente Kommunikationsstrukturen erschweren eine flexible und standortunabhängige Zusammenarbeit. Wie können Kanzleien diesen Herausforderungen begegnen? Eine Lösung verspricht vOffice World: vOffice World bringt die gesamte Unternehmensstruktur in einen digitalen Raum und ermöglicht eine nahtlose digitale Zusammenarbeit. Wir sprachen mit René Kurtkowiak, M.Sc. über die Vorteile des Tools – und was die neuen, speziell für Kanzleien entwickelten KI-Avatare der Plattform leisten können.
Die digitale Arbeitswelt verändert sich rapide. Kanzleien stehen vor besonderen Herausforderungen, insbesondere im Hinblick auf den Fachkräftemangel. Warum ist es für Kanzleien schwieriger als für andere Branchen, Personal überregional oder international zu gewinnen?
Kanzleien können es sich nicht leisten die regelmäßig mit remote Arbeit einhergehenden Herausforderungen einfach abzutun – das sind z. B. Datenschutz, Vertraulichkeit des gesprochenen Wortes und zuverlässige, sofortige Erreichbarkeit aller Mitarbeiter. Das liegt nicht immer an den traditionellen Strukturen in Kanzleien, sondern in erster Linie auch daran, dass viele Lösungen für das remote Arbeiten diesen Anforderungen nicht genüge tun. Während Unternehmen vieler Branchen bereits international agierende Teams standortunabhängig aufbauen, bleibt die Personalgewinnung für Kanzleien oft auf die eigene Region beschränkt. Der Markt für qualifizierte Fachkräfte ist hart umkämpft, und es wird immer schwieriger, geeignete Mitarbeitende vor Ort zu finden. Aber bestehende Systemlösungen verhindern oftmals eine effiziente und datenschutzkonforme Zusammenarbeit über regionale und nationale Grenzen hinweg, da sie weder den strengen deutschen noch den europäischen Datenschutzvorgaben entsprechen.
Wie kann vOffice World dabei helfen, diese Herausforderungen zu lösen?
vOffice World ist mehr als nur ein virtuelles Büro – es ist unter anderem eine vollständig integrierte Unternehmensplattform, die den digitalen Arbeitsplatz transformiert. Statt sich lediglich auf Videokonferenz Tools mit Chat-Funktion zu verlassen, bringt vOffice World die gesamte Unternehmensstruktur in den virtuellen Raum und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, die sich an der realen Büroorganisation orientiert.
Für Kanzleien mit vielen Arbeitsplätzen fungiert das interaktive Organigramm dabei als Wirbelsäule der Plattform und sorgt für maximale Transparenz: Wer ist für welchen Bereich zuständig? Wie sind die Kommunikationswege? Und unabhängig von der Größe gilt für alle Kanzleien: Mit nur einem Klick auf das Portraitfoto eines Mitarbeitenden sind die richtigen Ansprechpartner direkt per Video-Call erreichbar. Gleichzeitig sorgen automatisch farbcodierte Fotorahmen für eine sofortige Statusanzeige aller Mitarbeitenden – so bleibt die Zusammenarbeit effizient und übersichtlich. Mit einem Blick sehen Kollegen, wer verfügbar ist, sich in einem Meeting befindet und mit wem oder wer gerade außer Haus ist. Dies erleichtert spontane Abstimmungen und vermeidet unnötige Unterbrechungen.
Wie unterstützt Künstliche Intelligenz die Arbeit in vOffice World?
vOffice World stellt bereits jetzt KI-Avatare zur Verfügung die sich in das Kanzleiteam integrieren und die menschlichen Mitarbeiter bei Ihrer Arbeit unterstützen. Von diesen Avataren wird es eine Reihe spezialisierter Assistenten geben, doch bereits jetzt gibt es drei verschiedene KI-Avatare:
Avatar Peter – Der Allround-Assistent mit Übersetzungsfunktion
- Beantwortet zum Beispiel Fragen zu Kanzleiabläufen und Rechtsgrundlagen.
- Unterstützt bei Recherchearbeiten und der Dokumentenerstellung.
- Bald verfügbar: Automatische Übersetzung zur Betreuung internationaler Mandanten.
Avatar Mary – Die Marketingexpertin
- Erstellt Werbetexte und Social-Media-Posts.
Entwickelt Kampagnen für die Mandantenakquise. - Unterstützt beim Verfassen von Newslettern und Blogbeiträgen.
Confidential Avatar – Höchste Sicherheit für sensible Daten
- Arbeitet ausschließlich mit lokalen Daten in Ihrem eigenen internen Netzwerk.
Ist nur für berechtigte Mitarbeitende zugänglich. - Stellt eine vollständige DSGVO-Konformität.
Wie stellt vOffice die Zusammenarbeit sicher?
vOffice World ermöglicht eine effiziente und flexible Zusammenarbeit im digitalen Raum – wie im echten Büro nur einfacher und schneller. Virtuelle Räume stehen für die effektive Zusammenarbeit in Teams zur Verfügung und fördern den unkomplizierten Austausch im Kanzleialltag. Ein virtueller Warteraum sorgt dafür, dass Mandantinnen und Mandanten professionell empfangen werden: Die Assistenz prüft die Technik und gibt erst dann den Weg zur Anwältin oder zum Anwalt frei. Ein besonderes Highlight ist der vOffice-Video-Button, der direkt auf der Kanzlei-Website eingebunden werden kann – so gelangen Ratsuchende mit einem Klick auf ihrer Kanzlei-Seite direkt in ihre Online-Rezeption und können von Ihren Online-Mitarbeitern sofort weiter geleitet werden in die persönliche Beratung.
Ein weiteres interessantes Feature ist vOffice Pay. Welche Vorteile bietet diese digitale Zahlungsoption?
Mit vOffice Pay können sich Kanzleien ihre Dienstleistungen unkompliziert, digital und sofort bezahlen lassen. Der vOffice Paylink ermöglicht es beispielsweise, kostenpflichtige Webinare oder Online-Beratungen erst nach Zahlung freizuschalten. Mit vOffice-Face-Pay kann eine Videokonferenz mit einem Mandanten kurz gestoppt werden, ein Bezahlfenster öffnet sich und die Videokonferenz kann erst weitergeführt werden, wenn zum Beispiel die Erstberatungsgebühr bezahlt ist – eine einfache und transparente Lösung für kostenpflichtige Leistungen.
Wie stellt vOffice World sicher, dass die Plattform höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards entspricht?
Datensicherheit hat für Kanzleien oberste Priorität – vOffice World trägt dem umfassend Rechnung. Die Plattform bietet eine DSGVO-konforme Infrastruktur mit Serverstandorten in Deutschland und der EU sowie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aller Videogespräche und anderer Inhalte. Es findet keine Datenweiterleitung in Drittländer wie die USA statt. Für besonders hohe Sicherheitsanforderungen steht außerdem eine On-Premise-Lösung zur Verfügung, mit der Kanzleien die volle Kontrolle über ihre Daten behalten.
Warum sollte sich eine Kanzlei für vOffice World entscheiden, anstatt klassische Videokonferenz-Tools zu nutzen?
Im Unterschied zu klassischen Videokonferenz-Tools ist vOffice World eine vollwertige Unternehmensplattform, die über reine Meeting-Funktionen weit hinausgeht. Sie vereint Business-Cockpit, Personalmanagement und KI-Integration unter einer Oberfläche. Echtzeit-Einblicke in die Aktivitäten aller Mitarbeitenden schaffen Transparenz. Interaktive Organigramme sorgen für eine strukturierte Kommunikation. Besonders innovativ ist die Integration von KI-Avataren, die wie menschliche Kollegen Aufgaben übernehmen – für eine smarte und zukunftsorientierte Kanzleiarbeit.
Abschließend: Wie sehen Sie die Zukunft der digitalen Zusammenarbeit in Kanzleien?
Die Digitalisierung ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern eine Notwendigkeit, um Kanzleien effizienter, flexibler und wettbewerbsfähiger zu gestalten. Die Herausforderungen – von Fachkräftemangel über Datenschutz bis hin zu fragmentierten Kommunikationsstrukturen – zeigen, dass traditionelle Arbeitsweisen an ihre Grenzen stoßen.
vOffice World bietet eine innovative Lösung, die weit über herkömmliche Videokonferenz-Tools hinausgeht. Durch die Integration intelligenter KI-Avatare, interaktiver Organigramme und einer DSGVO-konformen Infrastruktur wird eine digitale Arbeitswelt geschaffen, die nicht nur den Kanzleialltag erleichtert, sondern auch neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnet, um den Herausforderungen des digitalen Zeitalters erfolgreich zu begegnen und sich als Kanzlei optimal für die Zukunft aufzustellen.
Was sind die Legal Tech- und KI-Trends von morgen?
Antworten liefert die neue Spezialausgabe des Legal Tech-Magazins. Sie bietet einen kompakten Überblick über aktuelle Tools und Trends, die die Arbeit in Kanzleien spürbar erleichtern – von der KI-gestützten Dokumentenerstellung über automatisierte Mandatsannahme bis hin zur digitalen Zusammenarbeit im Team.
René Kurtkowiak
René Kurtkowiak, M.Sc., ist Wirtschaftspsychologe, Betriebswirt, Rechtsfachwirt und KI-Experte mit langjähriger Expertise. Seit 2019 leitet er die Kundenberatung und seit 2023 die Vertriebsleitung in Deutschland bei der RA-MICRO Software AG und setzt KI-Technologien gezielt zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung ein. Neben Kostensenkungspotenzialen liegt sein Fokus auf der nachhaltigen Steigerung von Effektivität und Effizienz in Unternehmen.