Microsoft Teams Premium integriert Künstliche Intelligenz in Microsoft Teams. Dabei bietet das Upgrade eine breite Palette von Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen und professionellen Anwender:innen zugeschnitten sind, wie z. B. Meetings per KI automatisch protokollieren zu lassen. Für Steuer- und Anwaltskanzleien eröffnet dies Möglichkeiten, die Effizienz als auch die Zusammenarbeit in der Kanzlei zu steigern. Dieser Artikel beleuchtet die Funktionen und Vorteile von Microsoft Teams Premium, die Voraussetzungen für dessen Einsatz sowie die datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Aspekte, die dabei derzeit zu beachten sind.

Warum ist Microsoft Teams Premium für Kanzleien interessant?
Microsoft Teams Premium ist eine erweiterte Version des Kollaborationstools Microsoft Teams. Es bietet zusätzliche Funktionen, die nützlich in einer Steuer- und Anwaltskanzlei sein können. Zu den Vorteilen gehören KI-gestützte Funktionen wie automatische Zusammenfassungen von Meetings, Hilfe beim Formulieren und Vorschläge für Antworten im Chat.
Vorteile der KI-Funktionen und Fallbeispiele
Ein wesentlicher Vorteil von Microsoft Teams Premium ist der Einsatz von KI (diese heißt bei Microsoft „Copilot”), welche den Arbeitsalltag erleichtert. Eine der besonderen Funktionen von Microsoft 365 Copilot in Teams ist die Fähigkeit, Meetings automatisch zu protokollieren und zusammenzufassen. Copilot kann während eines Meetings Notizen machen, wichtige Punkte hervorheben und Aufgaben zuweisen. Nach dem Meeting erstellt Copilot eine zusammenfassende Übersicht, die Teilnehmer:innen über den Verlauf, To-dos und weitere Ergebnisse des Meetings informiert.
Copilot unterstützt zudem beim Schreiben von (Chat-)Nachrichten, indem er Vorschläge macht und dabei hilft, professionelle und präzise Formulierungen zu finden. Durch die Analyse des Gesprächsverlaufs bietet Copilot außerdem Vorschläge für passende Antworten, was die Kommunikation beschleunigt und sicherstellt, dass die Antworten stets professionell sind. Wenn neue Teammitglieder einem Meeting beitreten, hilft Copilot ihnen, sich schnell zurechtzufinden, indem er relevante Informationen und Zusammenfassungen bereitstellt.
Voraussetzungen für den Einsatz in einer Steuer- und Anwaltskanzlei
Um Microsoft Teams Premium nutzen zu können, sind einige technische Voraussetzungen zu beachten. Jeder Nutzer bzw. jede Nutzerin benötigt einen eigenen Microsoft-Account, um sicherzustellen, dass alle Aktivitäten eindeutig einer Person zugeordnet werden können. Zudem kann Microsoft Teams Premium nur innerhalb eines Unternehmens verwendet werden, um den Datenschutz und die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten.
Datenschutzrechtliche Probleme
Beim Einsatz von Microsoft Teams Premium müssen insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) berücksichtigt werden. Ferner hat die Datenschutzkonferenz (DSK) spezifische, datenschutzrechtlichen Anforderungen an Microsoft aufgestellt.
Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften
Eine besondere Herausforderung bei der Nutzung von Microsoft Teams in Steuer- und Anwaltskanzleien ist die Einhaltung der DSGVO. Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss transparent und rechtmäßig erfolgen, was insbesondere die Pflicht zur Information und Einwilligung der betroffenen Personen umfasst. Hierbei ergeben sich verschiedene Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf die Datensicherheit und den Zugriff auf Daten durch Unternehmen mit Hauptsitz außerhalb der EU.
Der Hauptkonfliktpunkt liegt darin, dass Unternehmen, die ihren Hauptsitz außerhalb der EU haben, wie Microsoft, theoretisch Zugriff auf die Daten ihrer europäischen Nutzer:innen haben könnten. Dies widerspricht der DSGVO, die strikte Regelungen für den Datenschutz und die Datenverarbeitung innerhalb der EU vorschreibt. Besonders problematisch ist, dass die DSGVO die Übertragung von personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt, welche oft schwer umzusetzen sind.
Microsoft verspricht insoweit, Maßnahmen ergriffen zu haben, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Die Nutzungsbedingungen der Online Services beinhalten umfassende vertragliche Verpflichtungen, einschließlich der EU-Standardvertragsklauseln, die eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Artikel 28 DSGVO darstellen. In diesen Vereinbarungen ist festgelegt, dass Microsoft die Kundendaten nur zur Bereitstellung der vereinbarten Dienste und zu damit kompatiblen Zwecken verwendet, nicht jedoch für Werbezwecke.
Ein weiterer Schritt zur Erfüllung der DSGVO-Anforderungen ist die Einrichtung von Rechenzentren in Deutschland. Seit Ende 2019 betreibt Microsoft zwei Rechenzentren in Deutschland, die Teil des globalen Cloud-Services-Angebots sind. Dies ermöglicht es Kanzleien, von einer Datenhaltung in Deutschland zu profitieren.
Um die Kontrolle über Diagnosedaten zu verbessern, bietet Microsoft erweiterte Datenschutzfunktionen an. Mit dem Diagnosedaten-Viewer können Kanzleien gezielt einsehen, welche Daten ausgetauscht werden und in welchem Umfang Diagnosedaten erhoben werden. Dies umfasst notwendige Diagnosedaten für die Zuverlässigkeit und Weiterentwicklung der Dienste, wie die Analyse von Programmabstürzen oder die Erkennung von Schadsoftware.
Besondere Vorgaben der DSK
Die DSK hatte zunächst festgestellt, dass Microsofts Standard-Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (AVV) nicht vollständig den Anforderungen der DSGVO entsprechen, insbesondere hinsichtlich der Transparenz über die Datenverarbeitung durch Microsoft für eigene Zwecke.
Allerdings hat das Niedersächsische Ministerium für Inneres und Sport jüngst im April 2024 eine datenschutzrechtliche Vereinbarung mit Microsoft abgeschlossen, die den Einsatz von Microsoft Teams in der Landesverwaltung ermöglicht. Diese Vereinbarung berücksichtigt die von der DSK festgestellten Problemfelder und stellt sicher, dass personenbezogene Daten weitgehend innerhalb der EU verarbeitet werden. In einer Pressemitteilung betonte der Innenstaatssekretär, dass die Ergebnisse der intensiven Verhandlungen des Landes mit Microsoft sogar als Blaupause für die Nutzung von Teams in der öffentlichen Verwaltung dienen könnten. Dies zeigt, dass ein DSGVO-konformer Einsatz von Microsoft Teams durchaus möglich ist.
Berufsrechtliche Fragen
Der Einsatz von Microsoft Teams Premium in einer Steuer- und Anwaltskanzlei muss neben der Beachtung der DSGVO auch berufsrechtlichen Vorgaben entsprechen, insbesondere den Verschwiegenheitspflichten u.a. nach §§ 43a Abs. 2, 43e BRAO und § 2 BORA. Für Steuerberater:innen sieht die Berufsordnung der Bundessteuerberaterkammer – BOStB vergleichbare Verschwiegenheitspflichten u.a. in § 5 BOStB vor.
Die Verschwiegenheitspflicht ist für Rechtsanwält:innen und Steuerberater:innen sogar nach § 203 StGB strafbewehrt, so dass die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft wird. In Zweifelsfragen bietet es sich daher an, die entsprechende berufsständische Kammer vorab zu kontaktieren und offene Punkte zu klären.
Fazit
Microsoft Teams Premium bietet zahlreiche Vorteile für den Einsatz in Steuer- und Anwaltskanzleien, insbesondere durch die KI-gestützten Funktionen, die die Effizienz und Professionalität der Kommunikation und Zusammenarbeit erhöhen. Jedoch sind dabei strenge datenschutz- und berufsrechtliche Vorgaben zu beachten.
Insbesondere muss sichergestellt werden, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten den Anforderungen der DSGVO entspricht und die Vertraulichkeit der Mandantendaten gewahrt bleibt. Der aktuelle Abschluss einer datenschutzrechtlichen Vereinbarung in Niedersachsen zeigt, dass ein datenschutzkonformer Einsatz von Microsoft Teams Premium möglich ist, sofern entsprechende Maßnahmen getroffen werden. Kanzleien sollten im Einzelfall Rücksprache mit ihren Datenschutzbeauftragten halten, um sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Handlungsempfehlung zum Einsatz von Microsoft Teams Premium
Um den Nutzen von Microsoft Teams Premium zu testen, empfiehlt sich eine Testphase im kleinen Anwenderkreis. Dabei sollten die Lizenzvoraussetzungen und Datenschutzaspekte geprüft sowie Mitarbeitende geschult werden. Eine Evaluation nach einem festgelegten Zeitraum hilft, den tatsächlichen Nutzen und die Effizienzgewinne zu bewerten.

Martin Figatowski
Martin Figatowski ist Rechtsanwalt in der Kanzlei GTK Rechtsanwälte mit besonderem Fokus auf die Besteuerung von Kryptowährungen sowie blockchainbasierten Geschäftsmodellen.