Wie kann KI die Kanzleiorganisation verbessern?

Fünf Einsatzmöglichkeiten für das Anwaltssekretariat

Von Carmen Wolf

KI findet auch in den Arbeitsalltag von Rechtsanwaltskanzleien Einzug. Berufsträgerinnen und Berufsträger arbeiten vermehrt mit der Unterstützung von KI – in Sekretariaten ist der Einsatz jedoch noch eher selten. Dabei sind die Möglichkeiten vielfältig, die sich zur Entlastung der Fachkräfte bieten.

Kanzleiorganisation
Wie kann Künstliche Intelligenz die Kanzleiorganisation verbessern? © Adobe Stock/Nuthawat

So gibt es z. B. spezifische Technologien, die in der Lage sind,

  • Mandate anzunehmen und auf Basis der von der Mandantschaft digital hinterlassenen Informationen Akten anzulegen und später auch abzulegen, oder
  • Fristen (und Termine) zu erkennen und zu ermitteln, um das Fristenmanagement effektiver zu gestalten und sicherzustellen, dass keine Fristen übersehen werden, oder
  • Dokumente zu klassifizieren, um sie den richtigen Dokumentenordnern zuzuordnen, oder
  • Dokumente mit relevanten Metadaten zu versehen, um so die digitale Suche zu optimieren,
  • Duplikate im Aktenbestand zu erfassen, um unnötig aufgeblähte Akten zu vermeiden und Speicherplatz zu sparen, und z. B.
  • sensible Informationen zu erkennen, zu markieren und ggf. auch zu anonymisieren.

Aber nicht nur solche kostenpflichtigen Programme oder Apps versprechen eine Entlastung im Anwaltssekretariat, sondern auch und gerade (kostenlose) Chatbots können im Tagesgeschäft zur Entlastung beitragen.

Nachfolgend möchten wir fünf Einsatzfelder vorstellen, die mit Chatbots wie Copilot von Bing, ChatGPT (der dank des Spring-Updates Mitte Mai 2024 auch für User des kostenlosen Plans auf aktuelle Inhalte des Internets zugreifen kann), Google Gemini, Perplexiti.ai oder anderen Chatbots abgedeckt werden können.

1. Vorbereitung von Anschreiben oder E-Mails, z. B. für eine Terminabsprache

Zum Tagesgeschäft im Anwaltssekretariat gehört der E-Mail-Verkehr, insbesondere die Vereinbarung von Terminen. Mit den passenden Stichpunkten sind Chatbots in der Lage, schnell und einfach die entsprechenden Formulierungen zu erstellen, die dann nach den kanzleieigenen Gepflogenheiten angepasst werden.

Hierzu ein Beispiel:

Einem Mandanten soll eine Auswahl von Terminen zur Besprechung des Kaufvertrages und des weiteren Vorgehens vorgeschlagen werden.

Hilf mir bitte, eine E-Mail zu verfassen:

  • Zielgruppe: Mandant
  • Betreff: Terminkoordinierung
  • Terminauswahl: 05.09.2024, 17.00 Uhr oder 06.09.2024, 16.00 Uhr, oder 08.09.2023, 14.00 Uhr
  • Besprechungsthemen:
    1. Kaufvertrag
    2. weiteres Vorgehen
  • Bitte um Rückmeldung bis spätestens zum 31.08.2024

Aber auch andere Texte (z. B. nicht fachliche) Texte, wie Einladungen, Gratulationen, Glückwünsche zu Jubiläen usw. lassen sich leicht erstellen. Solche Texte gehören nicht zum Tagesgeschäft, und ohne entsprechende Routine fällt die Formulierung dem einen oder anderen schwer.

2. Reiseplanungen, Koordinierung von mehreren Terminen

Auch bei der Planung von Geschäftsreisen ist es sinnvoll, sich der KI zu bedienen: Zum einen kann bei bereits feststehenden Terminen abgefragt werden, welche Verbindungen mit welchen Verkehrsmitteln (Bahn, Flugzeug) am wenigsten zeitaufwändig sind oder welche Verbindungen ohne Umsteigen oder Zwischenstopps möglich sind. Hierfür reicht ein einfacher Prompt: „Welche Möglichkeiten gibt es, schnell, direkt und ohne Umsteigen von X nach Y zu reisen, wenn der Reiseantritt um X Uhr und die Ankunft um X Uhr sein soll: Bahn oder Flug?“.

Aber auch die Koordinierung von mehreren Geschäftsreisen, die verbunden werden sollen, kann im Vorfeld mittels Chatbot erfolgen.

Hierzu ein Beispiel:

Gewünscht ist die Koordinierung von drei jeweils zweistündigen Terminen an zwei Tagen. Die Anreise soll an Tag 1 von Frankfurt aus erfolgen (frühestens 08.00 Uhr), ein Termin soll in München, ein weiterer in Augsburg und ein dritter Termin in Nürnberg stattfinden. Bei der Koordinierung ist die Reiseroute – die mit dem PKW zurückgelegt werden soll – so zu berücksichtigen, dass keine unnötigen Strecken verfahren werden und keine Zeitverluste entstehen. Zudem soll der Tag nicht überstrapaziert werden, so dass an Tag 1 nicht zu spät der Feierabend geplant ist. An Tag 2 soll die Rückankunft in der Kanzlei in Frankfurt spätestens um 18.00 Uhr sein.

Die gleichzeitig gestellte Frage, welcher Termin wann bzw. zuerst stattfinden soll, welcher Termin als zweites und welcher Termin zuletzt, ist sicher eine kleine Herausforderung – die sich aber mit Hilfe eines Chatbots leicht lösen lässt:

Die Antwort kann eine gute Richtlinie sein – Termine noch leicht zu verändern bzw. den individuellen Bedürfnissen anzupassen oder möglicherweise etwas größere Pufferzeiten einzubauen, ist dann eine Kleinigkeit.

3. Übersetzungen

Möglicherweise haben Sie es in der Presse verfolgt: ChatGPT „schnappte“ bereits Mitte 2023 einem Anwalt das Mandat weg, weil die Übersetzung eines Vertragswerks mustergültig erfolgte. Auch im Internet – so z. B. auf Youtube – finden sich entsprechende Veröffentlichungen. Die gute Übersetzung durch Chatbots basiert hier auf den komplexen Ermittlungen des „wahrscheinlichsten Wortes“, die sich aus den Textmustern der antrainierten Daten ergeben. Aber nicht nur das Übersetzen an sich ist möglich, sondern auch die Bewertung der Übersetzung.

Hierzu ein Beispiel:

Die Aufgabe besteht darin, den folgenden Text ins Englische zu übersetzen:

Bei der Garantie handelt es sich um eine freiwillige Zusage des Herstellers, bei Auftauchen von Fehlern oder Problemen für einen gewissen Zeitraum hier kostenlos Abhilfe zu schaffen. Die Gewährleistung hingegen ist ein gesetzlich verankerter Anspruch.

Die Aufgabe wurde von einem Übersetzungsprogramm wie folgt gelöst:

ChatGPT lieferte folgende Antwort.

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Die Bewertung der Übersetzungen mit Copilot von Bing („Bitte bewerte mir die nachfolgenden zwei Übersetzungen von Deutsch in Englisch. Welcher Text ist besser und warum? Der deutsche Text lautete […], die erste Übersetzung lautete […], die zweite Übersetzung lautete […]) brachte hier Folgendes hervor:

4. Bild zu Text

Wer kennt sie nicht: Die Mandantinnen und Mandanten, die Bilder (jpg, tif, png u. a.) anstelle von PDF-Dokumenten einreichen. Und dann ist es noch ein Vertrag, der neugefasst bzw. überarbeitet werden soll, von dem aber Teile aus dem Ursprungsvertrag übernommen werden könnten. Da war bislang „Abtippen“ angesagt.

Heutzutage kann – selbst bei schlechten Bildern – die Künstliche Intelligenz eingesetzt werden, und zwar mit einem ganz einfachen Prompt:

Hierzu ein Beispiel:

Eine Bilddatei wird mit folgender Anweisung zum Lesen hochgeladen:

„Bitte gib mir den Inhalt des Bildes als Text aus“

(Hochgeladene Bilddatei)

Der Chatbot liest hier sauber aus und das Ergebnis kann problemlos in ein Worddokument kopiert werden:

von-chatgpt-gelesenes-dokument
(Generierte Antwort)

Fehlerhafte Worterkennungen sind aber durchaus möglich, so dass das Ergebnis zu überprüfen bzw. abzugleichen ist.

Schwieriger – aber doch möglich – ist auch das Lesen handschriftlicher Texten. Hier kommt es natürlich auch ein bisschen auf die Sauberkeit der Schrift an:

(Hochgeladene Bilddatei)
(Generierte Antwort)

Es ist zu erwarten, dass auch hier die Entwicklung vorangeht und es zukünftig auch bei unleserlichen Handschriften besser geht.

5. Brainstorming

Während im Rahmen einer Diskussion von mehreren Seiten Input kommt, steht man als „Einzelkämpfer“ alleine dar und die Ideen fallen überschaubar aus.

Bedienen Sie sich hier der „Kreativität“ von Chatbots und lassen Sie sich Ideen liefern.

Hierzu ein Beispiel:

Geplant ist ein Betriebsausflug für die Kanzlei mit insgesamt zehn Personen unterschiedlicher Altersklassen. Das Budget soll im Rahmen des steuerlichen Freibetrages liegen.

Die Anweisung lautet:

„Ich möchte einen Betriebsausflug mit insgesamt zehn Personen unterschiedlicher Altersklassen organisieren. Nenne mir bitte stichpunktartig mindestens zehn Ideen, welche Möglichkeiten nach Art und Ausrichtung des Betriebsausfluges bestehen, wobei pro Person ein Budget von 150,00 Euro zur Verfügung steht. Unser Firmensitz ist Hamburg.“

Fazit: Möglichkeiten nutzen – Zeit für komplexe Aufgaben schaffen

Chatbots eröffnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Arbeit im Anwaltssekretariat effizienter zu gestalten und damit zu entlasten. Durch die Übernahme von routinemäßigen Aufgaben wie die Erstellung von Korrespondenz, Terminkoordination und Reiseplanung, Übersetzungen, das Auslesen von Bildern oder auch das Sammeln von Ideen kann wertvolle Zeit eingespart werden. Diese Automatisierung ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf komplexere und wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren. Chatbots stellen daher eine sinnvolle Ergänzung dar, die sowohl die Effizienz steigert als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und damit auch der Mandantschaft erhöht.

Wie kann ChatGPT im Kanzleisekretariat eingesetzt werden?

In der Fachinfo-Broschüre „ChatGPT-Leitfaden für ReFas und ReNos“ zeigt Herausgeberin Carmen Wolf, wie das Potenzial von ChatGPT auch von Kanzleimitarbeitenden ausgeschöpft werden kann und erklärt, für welche Einsatzgebiete sich das KI-Tool besonders eignet und wie gutes „Prompten“ gelingt.

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Carmen Wolf

Carmen Wolf ist gelernte Rechtsanwaltsfachangestellte mit Weiterbildung zur Rechtswirtin und zur Kanzleimanagerin, Ausbilderin für Rechtsanwaltsfachangestellte sowie Büroleiterin der Koblenzer Rechtsanwaltskanzlei FROMM. Dort ist sie mit allen Bereichen der Kanzleipraxis betraut. Sie hat mehrere Fachbücher, wie „Arbeitshilfen für Rechtsanwaltsfachangestellte“ (7. Auflage 2020) und „RVG für Einsteiger“ (5. Auflage 2016) verfasst und ist Herausgeberin des „Infobriefs anwaltbüro“.

Bild: Adobe Stock/©Nuthawat
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