Nachdem wir uns in Teil 1 der Artikelreihe damit beschäftigt haben, wie Steuerberatungskanzleien mithilfe von KI-Tools Mandantenrundschreiben und Blogbeiträge (am Beispiel der E-Rechnung) erstellen können, werfen wir in Teil 2 einen Blick auf KI-Tools, die wertvolle Hilfestellung bei der Erstellung von Bildern und Videopräsentationen leisten können.
Schritt 3: Bild erstellen – Visuelle Unterstützung mit DALL-E, Midjourney oder Ideogram
Um Ihren Newsletter und Blogbeitrag visuell zu unterstützen, empfiehlt es sich, ein passendes Bild dafür zu erstellen. Ein Bild sagt oft mehr als tausend Worte, und mit den richtigen Visualisierungen können Sie komplexe Themen leichter verständlich machen und das Interesse Ihrer Mandantschaft wecken.
1. Auswahl des Motivs:
Überlegen Sie, welches Bildmotiv Ihre Botschaft am besten unterstützt. Da es bei der E-Rechnungspflicht um die Digitalisierung und den elektronischen Austausch von Rechnungen geht, könnten Sie ein Bild in Erwägung ziehen, das digitale Prozesse, den Austausch von Dokumenten oder einfach den Übergang von Papier zu digitalen Rechnungen zeigt. Auch ein Bild, das die Dringlichkeit der Umstellung symbolisiert, wie eine Uhr, könnte passen.
2. Bildgenerierung mit KI:
Nutzen Sie KI-Tools wie DALL-E, Midjourney oder Ideogram, um ein passendes Bild zu erstellen. Diese Tools können aus einfachen Beschreibungen beeindruckende und individuelle Grafiken generieren. Ein Beispiel-Prompt könnte so aussehen:
„Erstelle ein Bild, das den Übergang von traditionellen Papierrechnungen zu digitalen E-Rechnungen darstellt. Zeige dabei ein modernes Büro mit einem Computerbildschirm, auf dem eine E-Rechnung zu sehen ist, und daneben einen Stapel alter Papierdokumente. Der Fokus sollte auf dem Fortschritt hin zur Digitalisierung liegen, wobei die Dringlichkeit der Umstellung subtil angedeutet werden kann, zum Beispiel durch eine Uhr im Hintergrund.“
👉 Welche Stärken haben DALL-E, Midjourney und Ideogram jeweils? Hier ein kleiner Vergleich.
Tipp: Ideogram kann Texte im Bild hervorragend darstellen. Hier der Prompt mit dem dazu erstellen Bild:
„Ein Mann und eine Frau schreddern Buchhaltungsbelege, tanzen fröhlich dabei in einem modernen Büro. An der Wand hängt ein Plakat mit der Aufschrift „1.1.2025. Weg mit Papier. Her mit der E-Rechnung". Auf einem Schreibtisch steht ein großer Monitor, eine Frau ist darauf zu sehen, die die „Daumen hoch“ Geste macht und dabei lacht."
3. Einbindung in Ihre Kommunikationsmittel:
Das erstellte Bild können Sie dann in Ihren Blogbeitrag, den Newsletter oder auch in soziale Medien einbinden. Es wird nicht nur die Aufmerksamkeit Ihrer Mandantschaft erhöhen, sondern auch das Verständnis für das Thema fördern.
Tipp: Achten Sie darauf, dass das Bild nicht zu komplex ist und die Botschaft klar vermittelt. Weniger ist oft mehr, gerade wenn es um die visuelle Darstellung von Fachthemen geht.
Schritt 4: Checkliste mit Handlungsempfehlungen
Eine ansprechend gestaltete Checkliste kann ein sehr nützliches Tool sein, um Ihrer Mandantschaft eine klare Anleitung für die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht an die Hand zu geben.
Auch hier können Sie sich von ChatGPT oder Claude den ersten Entwurf für die Checkliste erstellen lassen. Wir haben Ihnen da mal was vorbereitet:
Dafür gibt es mehrere Tools, die sowohl funktional als auch optisch überzeugende Ergebnisse liefern. Hier sind einige Empfehlungen:
1. Canva
Canva ist ein sehr benutzerfreundliches Design-Tool, das eine Vielzahl von Vorlagen bietet, darunter auch Vorlagen für Checklisten. Es ermöglicht Ihnen, professionell aussehende Checklisten zu erstellen, ohne dass Sie tiefgehende Designkenntnisse benötigen. Sie können mit vorgefertigten Vorlagen arbeiten und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen, z. B. durch das Hinzufügen Ihres Logos, Farben und individueller Punkte.
Vorteile:
- Intuitive Bedienung und umfangreiche Vorlagenbibliothek
- Möglichkeit, Grafiken und Symbole einfach einzufügen
- Flexibilität bei der Gestaltung (Farben, Schriftarten, Layout)
2. Adobe Spark (jetzt Adobe Creative Cloud Express)
Adobe Spark ist ein weiteres großartiges Tool zur Erstellung visueller Inhalte, das speziell für schnelle und einfache Designs entwickelt wurde. Es eignet sich hervorragend, um eine optisch ansprechende Checkliste zu erstellen, die Ihre Mandantinnen und Mandanten gerne verwenden.
Vorteile:
- Professionelle und hochwertige Designs
- Möglichkeit zur Integration von Markenfarben und -elementen
- Einfache Veröffentlichung und Teilen der fertigen Checkliste
Empfehlung:
Canva ist wahrscheinlich die beste Wahl für eine optisch ansprechende und einfach zu erstellende Checkliste. Es bietet alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um ein professionelles und übersichtliches Dokument zu gestalten, das Ihre Mandantinnen und Mandanten gerne nutzen werden.
Tipp: Sie können auch ein QR-Code in die Checkliste einfügen, der direkt zu einer Seite auf Ihrer Website führt, wo weitere Informationen oder Hilfsmittel bereitgestellt werden.
Diese Checkliste wurde mit Canva erstellt. Der Kanzleiname ist erfunden. 😉 Das Logo hat ideogram.ai in zehn Sekunden erstellt.
Schritt 5: Präsentation für die Website – Ihre Informationen visuell aufbereiten mit Gamma
Nachdem Sie Ihre Mandantschaft per Newsletter, Blogbeitrag und Video informiert haben, können Sie die Inhalte auch in einer ansprechenden Präsentation auf Ihrer Website zugänglich machen. Eine visuell gut aufbereitete Präsentation kann besonders für Mandanten hilfreich sein, die die Informationen lieber in einer grafisch unterstützten Form erfassen.
1. Planung der Präsentation:
Überlegen Sie, welche Inhalte Sie in Ihrer Präsentation hervorheben möchten. Diese könnte zum Beispiel folgende Punkte umfassen:
- Einführung in die E-Rechnungspflicht ab 2025: Was ist das und warum ist es wichtig?
- Schritte zur Umstellung: Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen, um ab Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können?
- Unterstützungsangebote Ihrer Kanzlei: Wie können Sie Ihren Mandanten helfen, die Umstellung rechtzeitig und korrekt durchzuführen?
2. Erstellung mit Gamma:
Gamma ist ein Tool, das Ihnen hilft, schnell und einfach professionelle Präsentationen für die eigene Website, Powerpoint oder als PDF zu erstellen. Sie können Vorlagen verwenden, die bereits gut strukturiert und visuell ansprechend sind, oder eigene Designs erstellen.
Sie geben einfach das Thema vor, in diesem Fall lautet der Prompt „Die E-Rechnungspflicht. Was B2B-Unternehmen jetzt wissen müssen, um ab 1.1.2025 gewappnet zu sein“ und Gamma schlägt entsprechende Unterthemen vor.
In fünf Minuten hat Gamma.ai dann diese Präsentation erstellt.
gamma.app/docs/Die-E-Rechnungspflicht-Uberblick-und-Hintergrunde
Inhaltlich stimmt diese Präsentation noch nicht, doch die Texte können ganz einfach bearbeitet werden.
3. Einbindung auf Ihrer Website:
Sobald die Präsentation fertig ist, können Sie diese auf einer Unterseite Ihrer Website einbetten. So stellen Sie sicher, dass die Informationen jederzeit für Ihre Mandantschaft zugänglich sind und in einem strukturierten Format präsentiert werden.
Tipp: Achten Sie darauf, dass die Präsentation nicht überladen ist. Weniger Text und mehr visuelle Elemente sorgen dafür, dass Ihre Mandantinnen und Mandanten die wichtigsten Punkte schnell erfassen können.
Schritt 6: Folienpräsentation für Mandantenwebinar – Präsentation erstellen mit Decktopus.ai und Beautiful.ai
Um Ihre Mandantschaft noch besser zu erreichen und ihr die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen, könnten Sie ein Webinar zum Thema E-Rechnungspflicht ab 2025 veranstalten. Eine gut strukturierte Folienpräsentation ist dabei das A und O, um Ihre Inhalte klar und überzeugend zu vermitteln.
1. Planung des Webinars:
Bevor Sie mit der Erstellung der Folien beginnen, sollten Sie das Webinar inhaltlich planen. Überlegen Sie sich, welche Themen Sie abdecken möchten und wie Sie diese am besten präsentieren. Typische Abschnitte könnten sein:
- Einführung: Warum ist die E-Rechnungspflicht wichtig, und was bedeutet sie für Ihre B2B-Mandanten?
- Detailinformationen: Was genau müssen Unternehmen tun, um ab 2025 E-Rechnungen empfangen zu können?
- Praxisbeispiele: Beispiele aus der Praxis, wie Unternehmen die Umstellung erfolgreich meistern können.
- Fragerunde: Gelegenheit für Ihre Mandantinnen und Mandanten, Fragen zu stellen und spezifische Anliegen zu klären.
2. Erstellung der Präsentation mit Beautiful.ai und Decktopus.ai:
Beide Tools helfen Ihnen dabei beeindruckende und professionell gestaltete Folien zu erstellen, ohne dass Sie ein Designexperte sein müssen. Sie bieten Vorlagen und Layouts, die automatisch angepasst werden, um Ihre Inhalte optimal darzustellen. Die KI macht auch hier wieder wie bei Gamma.ai Vorschläge für die Inhalte.
Der Clou bei Decktopus: Die KI fragt nach dem Ziel der Präsentation und der Zielgruppe - die wichtigsten Antwortmöglichkeiten sind bereits vorgegeben - und passt die Folien dementsprechend an.
3. Durchführung des Webinars:
Nutzen Sie die erstellte Folienpräsentation, um Ihr Webinar zu strukturieren und Ihre Mandantschaft durch das Thema zu führen. Denken Sie daran, das Webinar interaktiv zu gestalten, indem Sie Umfragen einbauen oder direkte Fragen aus dem Publikum beantworten. Nach dem Webinar können Sie die Folien den Teilnehmenden zur Verfügung stellen, entweder per E-Mail oder als Download auf Ihrer Website.
Tipp: Achten Sie darauf, dass die Präsentation optisch ansprechend ist, aber gleichzeitig nicht zu überladen wirkt. Klare, einfache Grafiken und wenig Text sorgen dafür, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden auf Ihren Erklärungen bleibt.
Schritt 7: Persönliches Video erstellen – Die Information als Videoclip gestalten mit HeyGen
Nachdem Sie Ihre Mandantschaft per Newsletter und Blogbeitrag informiert haben und diese Inhalte durch ein ansprechendes Bild unterstützt wurden, geht es nun darum, die Informationen auf eine noch persönlichere und einprägsamere Weise zu vermitteln: mit einem kurzen Videoclip. Ein Video kann Ihre Botschaft auf eine emotionale und direkte Art transportieren, die andere Medien nicht erreichen.
1. Videoformat und Inhalt:
Überlegen Sie sich, wie Sie die wichtigsten Informationen zur E-Rechnungspflicht in einem kurzen Video zusammenfassen können. Der Fokus sollte dabei auf den wesentlichen Punkten liegen: Was ist die E-Rechnungspflicht, warum ist sie wichtig, und was muss Ihre Mandantschaft jetzt tun?
Ein Beispiel für eine Videostruktur könnte so aussehen:
- Einleitung: Kurze Vorstellung und Erklärung, warum die E-Rechnungspflicht ab 2025 so wichtig ist.
- Hauptteil: Die wichtigsten Punkte zur Umstellung, wie der Empfang von E-Rechnungen vorbereitet werden kann.
- Abschluss: Aufforderung, sich bei Fragen oder zur Unterstützung an Ihre Kanzlei zu wenden.
2. Erstellung des Videos mit HeyGen:
HeyGen bietet Ihnen die Möglichkeit, ein personalisiertes Video zu erstellen, ohne dass Sie selbst vor der Kamera stehen müssen. Mithilfe von Avataren und synthetischer Stimme können Sie ein Video erstellen, das professionell wirkt und Ihre Mandantschaft direkt anspricht.
Ein Beispiel für ein Skript, das Sie in HeyGen verwenden könnten: „Hallo und herzlich willkommen! Mein Name ist [Avatar-Name], und heute möchte ich Ihnen einen wichtigen Hinweis zur neuen E-Rechnungspflicht geben, die ab Januar 2025 für alle B2B-Unternehmen gilt. Wussten Sie, dass es jetzt entscheidend ist, die notwendigen Umstellungen vorzunehmen, um ab Januar E-Rechnungen empfangen zu können? In diesem Video erfahren Sie, was Sie dafür tun müssen und wie wir Sie dabei unterstützen können. Bleiben Sie dran und erfahren Sie mehr!“
- Einbindung des Videos:
Veröffentlichen Sie das Video auf Ihrer Website, in sozialen Medien oder integrieren Sie es in Ihren nächsten Newsletter. Ein Video ist ein starkes Tool, um Ihre Botschaft noch eindrücklicher zu vermitteln und gleichzeitig Vertrauen aufzubauen.
Tipp: Achten Sie darauf, dass das Video kurz und prägnant ist (etwa ein bis zwei Minuten), und stellen Sie sicher, dass ein klarer Call-to-Action am Ende steht, der die Mandantinnen und Mandanten zur Kontaktaufnahme ermutigt.
KI-Tools im Überblick
Dieser Überblick ist nicht vollzählig:
👉 KI-Tool-Übersicht hier downloaden.
Fazit: Die Zukunft mit KI gestalten
In einer zunehmend digitalisierten Welt stehen Steuerberaterinnen und Steuerberater vor der Herausforderung, immer komplexere Informationen effizient und verständlich aufzubereiten. Künstliche Intelligenz bietet hier eine Fülle von Möglichkeiten, die weit über herkömmliche Methoden hinausgehen. Indem Sie sich die Potenziale von KI zunutze machen, können Sie nicht nur Ihre eigenen Arbeitsprozesse optimieren, sondern auch Ihrer Mandantschaft einen echten Mehrwert bieten.
Von der schnellen Recherche und Textgenerierung über die Erstellung ansprechender Visualisierungen bis hin zur automatisierten Videoproduktion – KI-Tools unterstützen Sie dabei, jede Aufgabe auf moderne, zeitsparende und professionelle Weise zu erledigen. Das bedeutet: mehr Effizienz, mehr Kreativität und eine höhere Zufriedenheit bei Ihrer Mandantschaft.
Sich mit den vielfältigen Möglichkeiten der KI auseinanderzusetzen, ist daher nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit, um in der heutigen Zeit erfolgreich zu bleiben. Nutzen Sie diese Technologien, um Ihre Kanzlei zukunftssicher zu machen und sich von der Konkurrenz abzuheben.
Im ersten Teil der Artikelserie erfahren Sie mehr über die Erstellung von Mandanteninformationen mit ChatGPT, Perplexity und Claude.