Von Angela Hamatschek und Johannes Franz
Der Herbst ist da, und für viele Steuerberatungskanzleien bedeutet das Hochsaison. In den letzten Monaten haben Sie Ihrer Mandantschaft vermutlich bereits die eine oder andere Information zur E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 zukommen lassen. Doch jetzt, mit nur noch wenigen Monaten bis zum Jahresende, wird es ernst: Die Zeit drängt, um die ersten Umstellungsmaßnahmen in die Wege zu leiten.
Ein besonders dringender Punkt ist dabei, dass Unternehmen ab Januar 2025 Eingangsrechnungen von anderen Unternehmen im neuen E-Rechnungsformat empfangen können müssen. Das klingt nach einer großen Herausforderung, aber keine Sorge – mit der Unterstützung von KI-gestützten Tools können Sie diese Aufgabe effizient und effektiv angehen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von KI das Thema „E-Rechnungspflicht“ so aufbereiten, dass Ihre Mandantschaft nicht nur verstehen, was auf sie zukommt, sondern auch, was sie konkret tun müssen – und das alles in der noch verbleibenden Zeit bis Jahresende. Vom ersten Informationsschritt über die Erstellung eines Blogbeitrags bis hin zur Videopräsentation – wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und zeigen, welche KI-Tools dabei wertvolle Hilfestellung leisten. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Mandantschaft bestens vorbereitet ist und lernen möglicherweise das eine oder andere KI-Tool jenseits von ChatGPT kennen.
Schritt 1: Thema identifizieren – frag ChatGPT, Perplexity und Claude
Sie sitzen in Ihrem Büro, und die E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 steht im Raum. Ihre Kanzlei hat bereits einige Informationen gesammelt, vielleicht in Form von PDF-Dokumenten, die Sie von Branchenverbänden oder Schulungen erhalten haben. Jetzt geht es darum, diese Informationen effektiv für Ihre Mandantschaft aufzubereiten. Der erste Schritt? Nutzen Sie die Power der KI!
Mit Tools wie ChatGPT, Perplexity und Claude können Sie nicht nur die vorhandenen Informationen analysieren, sondern diese auch kontextbezogen weiterentwickeln. Sie können in den KI-Tools Ihre PDF-Dokumente hochladen und sie direkt darauf basierend fragen. Ein möglicher Prompt könnte dabei so aussehen:
„Du bist Steuerberater, Wirtschaftsjournalist und Profi in Sachen Verkaufspsychologie. Hier ist eine PDF-Datei mit Informationen zur E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen ab 2025. Erstelle mir basierend auf diesen Informationen und Deinem Wissen eine verständliche Zusammenfassung.
Schritt 2: Mandantenrundschreiben erstellen – Newsletter und Blogbeitrag mit KI-Unterstützung
Nachdem Sie mit Hilfe von ChatGPT, Perplexity und / oder Claude alle relevanten Informationen zur E-Rechnungspflicht zusammengetragen haben, geht es nun darum, diese Informationen an Ihre Mandantschaft weiterzugeben. Der schnellste und direkteste Weg ist ein Rundschreiben per E-Mail oder ein Newsletter an alle Ihre bestehenden B2B-Mandanten.
👉 Welche Stärken haben ChatGPT, Perplexity und Claude jeweils? Hier ein kleiner Vergleich.
1. Erstellung des Newsletters:
Verfassen Sie ein prägnantes Rundschreiben, das die wichtigsten Punkte zur E-Rechnungspflicht klar und verständlich darlegt. Die Nachricht sollte den Mandanten verdeutlichen, dass die Zeit bis zur Umstellung knapp ist und dass sie sofort handeln sollten, um den Empfang von E-Rechnungen sicherzustellen.
Ein KI-Tool wie ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, einen professionellen und überzeugenden Text für Ihr Rundschreiben zu erstellen. Sie können den Prompt aus Schritt 1 jetzt einfach weiterführen. Ein Beispiel-Prompt könnte so aussehen:
- Ich muss ein Rundschreiben an meine B2B-Mandanten verfassen, um sie über die E-Rechnungspflicht ab 2025 zu informieren. Die Zielgruppe sind mittelständische Unternehmen aus dem B2B-Bereich, die wenig Vorwissen zum Thema E-Rechnung haben.
- Der Text sollte nicht nur informieren, sondern die Dringlichkeit des Themas unterstreichen, um die Unternehmen zur Umsetzung zu motivieren.
- Verwende eine klare und einfache Sprache, die auch Laien verstehen.
- Schlage eine mögliche Call-to-Action vor, die die Unternehmen direkt ins Handeln bringt, z. B. die Kontaktaufnahme mit unserer Steuerberatungskanzlei für weitere Unterstützung.“
👉 Wir haben jeweils von ChatGPT, Perplexity und Claude eine entsprechende Mandanteninfo erstellen lassen. Sie können die Texte hier downloaden.
2. Feinschliff mit Sprach-zu-Text-Tools:
Wenn Ihnen der geschriebene Text zu umständlich ist oder Sie Ihre Gedanken lieber verbal ausdrücken, können Sie Tools wie Audiopen oder ähnliche Sprach-zu-Text-Dienste verwenden. Sprechen Sie einfach Ihre Nachricht, und das Tool transkribiert Ihre Worte in Echtzeit. Anschließend können Sie den Text mit ChatGPT verfeinern und anpassen lassen.
3. Blogbeitrag als Abfallprodukt:
Nachdem das Rundschreiben erstellt und verschickt wurde, können Sie den Text als Basis für einen Blogbeitrag nutzen. Dies spart Zeit und stellt sicher, dass die Informationen auch online für Ihre Mandantschaft und andere Interessierte zugänglich sind. Um den Beitrag bestmöglich auffindbar zu machen, ist es sinnvoll, ihn für Suchmaschinen zu optimieren. Hier könnte der Prompt für die KI etwa lauten:
„Bitte erstelle basierend auf diesem Rundschreiben einen SEO-optimierten Blogbeitrag. Verwende relevante Keywords zum Thema E-Rechnungspflicht ab 2025 und stelle sicher, dass der Beitrag gut strukturiert und leicht lesbar ist. Füge gegebenenfalls weiterführende Links und einen klaren Call-to-Action hinzu.“
So stellen Sie sicher, dass der Blogbeitrag nicht nur inhaltlich wertvoll, sondern auch für Suchmaschinen gut sichtbar ist, was Ihnen eine größere Reichweite ermöglicht.
Tipp: Im Blogbeitrag können Sie zusätzliche Informationen oder weiterführende Links einfügen, die für Ihre Mandantschaft nützlich sein könnte, zum Beispiel FAQs zur E-Rechnungspflicht oder ein kostenloses Beratungsgespräch.
Angela Hamatschek
Als Kanzleioptimistin, Positionierungs-Profi, Referentin und Autorin unterstützt Angela Hamatschek die Steuerberatungsbranche auf dem Weg in die digitale Zukunft. Sie ist seit über 20 Jahren als Beraterin unterwegs und begleitet mit ihrer Kollegin Cordula Schneider rund 100 Kanzleien bundesweit im delfi-net Steuerberater-Netzwerkbei der Kanzleientwicklung. Als Trendscout, Branchenkennerin und begeisterte Managementbuch-Leserin gibt sie ihr Wissen in Webinaren und Workshops bei den Kanzleioptimisten weiter und im Podcast der Leseoptimistin.
Johannes Franz
Johannes Franz unterstützt Steuerkanzleien dabei, ihre Produktivität durch gezielte Digitalisierung und Automatisierung zu steigern – und damit zukunftssicher aufzustellen. Nach dem Studium der Organisationsentwicklung arbeitete er als Junior-Berater mit dem Schwerpunkt Reorganisation von Steuerkanzleien. Anschließend war er als Leiter IT & Digitalisierung bei der mittelständischen Steuerberatungsgesellschaft Acconsis tätig. Mit seiner Dienstleistung Chief Digital Officer as a Service (CDOaaS) hilft er Steuerberater:innen, die ihre Kanzlei digitalisieren wollen, im Kanzleialltag aber keine Zeit dazu finden.